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El
tribunal Superior de Justicia de Tabasco revoluciona sus procesos al
implantar expedientes electrónicos. La eficiencia y el orden
saltan a la vista, no sólo para quienes trabajan en los juzgados,
sino para el público.
En Villahermosa, Tabasco, el Tribunal Superior de Justicia (TSJ) inició
un proceso de modernización para agilizar la resolución
de los juicios y profesionalizar la atención al ciudadano. La
problemática de un tribunal es fácil de plantear: son
tantos los juicios que atiende un juez, y tanta la documentación
de cada caso, que darle seguimiento a un juicio puede volverse un laberinto.
Guillermo Narváez, presidente del TSJ de Tabasco, decidió
utilizar la tecnología de la empresa Gobierno Digital para reorganizar
el trabajo, implementando una herramienta específica para las
necesidades del TSJ. Ya está funcionando en los seis juzgados
civiles y tres familiares del municipio Centro de la capital tabasqueña
y se está integrando en los penales.
Tras cuatro meses de trabajo el resultado se expresa en procedimientos
más rápido y se pude supervisar la labor de cada persona
con eficiencia, lo que antes era prácticamente imposible. El
tiempo que pasa un ciudadano o abogado en el juzgado para realizar trámites
es notablemente menor.
Alma Rosa Peña, juez primero civil del municipio del Centro,
en Villahermosa, lleva 10 años en su cargo y 22 años trabajando
en el poder judicial del estado: "Aquí la mayoría
a de los juicios que se manejan son ordinarios mercantiles (contratos
de crédito y similares); antes era muy tedioso, pero ahora se
desahoga todo en un día y una vez que pasa la audiencia el juicio
se resuelve muy rápido".
Los
primeros cinco minutos
La gestión judicial comienza cuando el ciudadano presenta en
la Oficialía de Partes su documentación para hacer una
demanda.. Las dos personas que atienden la Oficialía reciben
los documentos y verifican que estén completos. En un programa
se registra la demanda y se clasifica por el tiempo de juicio familiar,
civil u otro-. También se en listan los documentos anexos presentados.
Para oficializar el documento, se imprime al reverso un sello generado
de forma electrónica, con información como nombres e la
persona que lo entrega, el que lo recibe, número de folio, fecha,
hora, tipo de juicio, y documentos anexos.
Según el tipo de juicio, se le instruye al sistema que genere
una copia por cada área involucrada, y automáticamente
envía el documento electrónico a la oficina correspondiente.
El programa asigna de forma aleatoria los juicios a cada juzgado, basándose
en la carga de trabajo que tiene como uno, con lo cual no sólo
se reparte mejor la carga, sino que se evitan suspicacias en la asignación
de jueces a los casos. Este paso se puede llevar al ciudadano no más
de cinco minutos, dependiendo de la cantidad de documentación
que presente.
...
la ruta del expediente electrónico
El documento físico se le entregará al juez responsable,
quien ve en un módulo especial los juicios que tiene a su cargo
y asigna el caso a uno de sus dos secretarios judiciales para que inicien
la recopilación de pruebas y citatorios, o tramiten el embargo,
según sea el caso. Además cada secretario tiene un par
de oficinistas que le auxilian en sus labores. Sólo la persona
a la que se le asignó una tarea la puede ver en su sistema por
medio de una contraseña personalizada. De acuerdo con cada caso,
existen plantillas preformateadas, de manera que el personal sólo
debe complementar la información necesaria para llenar los expedientes.
Para recibir la nueva documentación que se integra al juicio,
existe otra Oficialía de Partes Interna, que sigue exactamente
el mismo procedimiento que la primera Oficialía.
Así como el flujo de trabajo baja en la pirámide organizacional,
conforme se van cumpliendo los trámites éste sube en sentido
opuesto. Es decir, cuando el oficinista termina de ejecutar un requerimiento,
libera el documento que aparece en el módulo del secretario judicial
para que éste lo autorice y a su vez lo libere, para que el juez
lo evalúe.
Cuando procede, el juez asigna, por el mismo procedimiento , a un proyectista,
cuya labor es conciliar a loas dos partes y buscar que lleguen a un
acuerdo. El programa tiene una agenda electrónica para organizar
las audiencias y conciliaciones.
Si hay arreglo entere las partes se levanta un convenio, como si fuera
una sentencia, y ahí termina todo. En caso contrario, se abre
un plazo para que las dos partes presenten sus pruebas en la Oficialía
de Partes Interna y, una vez que se han admitido, se fija una nueva
audiencia para presentar los alegatos. Todo se agrega a los expedientes
electrónicos y físicos. Como último paso, cada
parte tiene cinco días para presentar sus conclusiones por escrito
y, finalmente, se fija otra fecha para dictar sentencia.
Según explico la juez Alma Rosa Peña, la ley marca un
plazo máximo fijo para cumplir con cada etapa de los juicios,
y remarcó que aunque antes se cumplía con estos plazos,
la automatización de los procesos ofrece una respuesta más
rápida y el trabajo está más organizado.
Alarmas
y competencia
Esto se debe a que el juez da seguimiento completo a todo el proceso.
Si hay una promoción de más de cuatro días que
no ha sido ejecutada aparecerá en rojo. Todos los martes los
jueces se reúnen con el presidente del TSJ del estado, Guillermo
Narváez, para evaluar el rendimiento de cada juzgado, que es
determinado por la relación de demandas recibidas y desahogadas
durante la semana. Peña opinó : "Esta retroalimentación
es positiva, ya que genera una competencia sana porque todos los juzgados
queremos presentar buenos resultados".
Por si esto fuera poco, el sistema cuenta con una función para
que los ciudadanos consulten, vía internet o a través
de un kiosco, en qué estado se encuentra su juicio, evitando
así la molestia de asistir a los juzgados.
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